â—„أثبتت الدراسات العلمية الحديثة إنّه بالإضافة إلى محاولة التخلص من بعض العادات السلبية في استخدام الوقت بوجه عام فإنّه من الضروري لتحقيق الفعالية أن نتعرف على مسببات فقدان السيطرة على الوقت لأن تحليل هذه الأسباب والتعرف عليها يمثل خطوة منطقية نحو كسب المزيد من الوقت وبالتالي تحقيق الفاعلية في إنجاز المهام ذات الأولوية المرتفعة.
وأثبتت إحدى الدراسات العلمية أنّ الكمبيوتر والنت أشهر مضيعات وقت الشباب كما توصلت إحدى الدراسات العلمية والتي أجريت على عينة قوامها 5000 من المديرين في 14 دولة نامية إلى وجود ما يزيد على 50 عاملاً رئيسياً أطلق عليها اسم مضيعات الوقت والتي يمكن تصنيفها إلى أربعة مجموعات رئيسية هي:
المجموعة الأولى: العوامل أو الأسباب التنظيمية.
المجموعة الثانية: العوامل أو الأسباب الاجتماعية.
المجموعة الثالثة: العوامل أو الأسباب الشخصية.
المجموعة الرابعة: العوامل أو الأسباب البيئية.
وتتضمن القائمة التالية أهم المكونات الفرعية للمجموعات السابقة المضيعة للوقت هذا بعد استبعاد الكمبيوتر والنت كأهم مضيع لوقت الشباب.
أشهر مضيعات الوقت:
أولاً: المجموعة الأولى: الأسباب التنظيمية وتشمل ما يلي:
1- سوء التخطيط وتحديد الأولويات.
2- عدم تحديد الأهداف بوضوح.
3- المركزية وعدم التفويض.
4- قصور الاتصالات التنظيمية.
5- تعدد اللجان والاجتماعات غير الفعالة.
6- تداخل السلطات وعدم تحديد الأولويات.
7- كثرة الأعمال الورقية.
8- سوء نظام الحفظ والتوثيق.
9- تخلف تكنولوجيا العمل وأنظمة الاتصال.
10- صعوبة الحصول على المعلومات.
11- ضعف كفاءة وخبرات المرؤوسين.
12- الخلافات الشخصية في بيئة العمل.
13- كثرة الانتقادات داخل مكان العمل.
14- عدم ملائمة البيئة المادية للعمل.
15- ضعف عمليات التنسيق.
16- تعدد المشرفين أو الرؤساء.
17- تعدد الجهات الرقابية الداخلية.
18- المشكلات والأزمات المفاجئة.
19- كثرة أو تعدد الأعمال التي يجب القيام بها في وقت واحد.
20- الزيارات والمقابلات الخارجية.
21- الانخراط في أعمال روتينية.
22- الزيارات والمكالمات الداخلية غير المخططة.
ثانياً: المجموعة الثانية (الأسباب والعوامل الاجتماعية) وتشمل:
1- العادات والتقاليد.
2- الخلافات الأسرية.
3- الاتصالات الهاتفية.
4- العلاقات الاجتماعية والمهنية.
5- الزيارات غير المخططة.
ثالثاً: المجموعة الثالثة (الأسباب والعوامل الشخصية) وتشمل:
1- ضعف الدافعية للعمل.
2- الحالة الصحية.
3- اللامبالاة أو ضعف الالتزام.
4- الافتقار إلى الانضباط الذاتي.
5- عدم القدرة على قول كلمة "لا" للآخرين.
6- الإحباط أو الشعور بالملل.
7- الاستعجال أو نفاد الصبر.
رابعاً: المجموعة الرابطة (الأسباب والعوامل البيئية) وتشمل:
1- ضعف الأجهزة الرقابية.
2- ازدحام الطرق والمواصلات.
3- ضعف كفاءة البنية الأساسية.
4- الظروف المناخية غير المناسبة.
5- المشاركات المؤسسية والمهنية.
6- الضغوط السياسية.
تذكر عزيزي القارئ.. عزيزتي القارئة ما يلي:
أ) إن مواقفنا تتغير إزاء الوقت بشكل مستمر وتعزى هذه التغيرات في المقام الأوّل إلى التغيير الثقافي والتكنولوجي.
ب) إنّ التقدم الثقافي والتكنولوجي قد ساهما بشكل إيجابي في إيجاد المزيد من الفرص والتحديات فيما يتعلق بإدراج الوقت مما يدعم من أهمية استغلال الوقت بشكل مثمر وفعال.
ت) تؤثر ثقافة المؤسسة تأثيراً بالغاً في كيفية استغلال العاملين فيها للوقت مما يتطلب تنمية الوعي والإدراك بأهمية الوقت في إنجاز المهام وتحقيق الأهداف.â–؛
المصدر: كتاب تعلم كيف تنجز أكثر في وقت أقل
